Lista obecności nie ewidencjonuje godzin pracy

Kodeks Pracy (w art. 149) oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (z dnia 28 maja 1996 roku) nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia odrębnie dla każdego z pracowników karty ewidencji czasu pracy.

Informacje w niej zawarte dotyczyć muszą przede wszystkim liczby godzin, które w danej dobie zostały przez zatrudnionego przepracowane. W karcie uwzględniać należy także godziny przepracowane w niedziele i święta, w porze nocnej, w dniach wolnych od pracy (które wynikają z rozkładu czasu pracy w zwykle pięciodniowym, roboczym tygodniu) oraz w wymiarze nadliczbowym.

Powinny się tam znaleźć również informacje dotyczące dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy oraz wszelkich nieobecności (usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych), a także wnioski pracowników o wolne w zamian za wypracowane nadgodziny.

Celem zebranych w ten sposób danych jest ustalenie prawidłowego wynagrodzenia pracowników oraz innych świadczeń, które związane są z pracą. Lista obecności (w podstawowej, najprostszej wersji) potwierdza jedynie fakt przyjścia do pracy w danym dniu oraz wyjścia z niej.

To nie pozwala na obliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia (od którego zależy natomiast kwota uiszczanego przez zatrudnionego podatku dochodowego – warto sprawdzić, czym są progi podatkowe i jaka jest ich wysokość). Pracodawcom zależy więc na rzetelnej rejestracji czasu pracy pracowników – czy to w formie kart ewidencyjnych, czy rozbudowanych list obecności. Z jakich możliwości mogą skorzystać?

Sposoby rejestracji czasu pracy pracowników

Nieustającą popularnością cieszą się tradycyjne, papierowe listy obecności oraz karty ewidencji czasu pracy. Nakłada to jednak wiele dodatkowych obowiązków, tak na dział kadrowy, jak i pracowników.

Druki należy przygotować, regularnie sprawdzać poprawność ich wypełnienia, a zebrane w ten sposób dane analizować i zestawiać. Dlatego właśnie pracodawcy coraz chętniej decydują się na wdrażanie nowoczesnych systemów rejestracji czasu pracy.

W tym zakresie do wyboru mają przede wszystkim technologie zbliżeniowe oraz biometryczne. Obecność w pracy rejestrowana jest dzięki kartom magnetycznym lub specjalnym czipom, a w tym drugim przypadku – poprzez np. odcisk palca.

System zbiera w ten sposób niezbędne informacje i automatycznie generuje zestawienia. To technologie kosztowne, wobec których alternatywą są aplikacje mobilne (takie, jak inEwi.pl), gromadzące potrzebne dane dzięki standardowo użytkowanym urządzeniom – telefonom komórkowym, tabletom czy komputerom.